Protocol AVG | Fixview

Protocol Algemene Verordening Gegevensbescherming

In dit protocol komen essentiële zaken aan de orde met betrekking tot de AVG wetgeving, welke ingaat op 25 mei 2018. De doelstelling van dit protocol is om op duidelijke wijze aan te geven wat Fixview BV aan procedures kent om enerzijds te voldoen aan de AVG en meer belangrijk de bewaking en het waarborgen van de persoonlijke gegevens van de personen, die deze aan ons hebben toevertrouwd.

Verwerking van persoonsgegevens:

Binnen onze organisatie verwerken wij persoonsgegevens van sollicitanten in brede zin, waarmee wij door onze activiteiten in aanraking komen.

Deze persoonsgegevens slaan wij op in onze database.

De gegevens bestaan uit de NAW  gegevens en gegevens uit hun CV, motivatiebrief en of andere relevante informatie. De gegevens worden op regelmatige basis actueel gehouden.

Doel van de database:

Het doel van de database is tweeledig:

1. Informeren: De personen, die de persoonsgegevens aan ons hebben toevertrouwd kunnen we zo periodiek informeren over zaken met betrekking tot ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en om hen in kennis te stellen van actuele vacatures, die mogelijk aansluiten bij de wensen en de profielen.
2. Talenten Pool: Het vormen van een talenten pool, waardoor wij u kunnen benaderen bij concrete aanvragen en vacatures, vanuit een van onze opdrachtgevers en hen kunnen voorzien van de juiste informatie. Wij zullen uw gegevens nooit delen met een van onze opdrachtgevers, zonder u persoonlijk te hebben geïnformeerd en uw persoonlijke toestemming.
3. Wettelijk: in het kader van onze dienstverlening naar onze opdrachtgevers, hebben wij ook een wettelijke bewaarplicht ten aanzien van gegevens: NAW gegevens, salarisgegevens en andere wettelijke vereiste zaken.

Toegang tot de database:

De persoonsgegevens worden binnen onze organisatie veilig en zorgvuldig bewaard en zijn niet toegankelijk voor mensen dien niet de vereiste toegangsrechten hebben.

Database opslag en beveiliging:

Alle gegevens in onze database worden opgeslagen in een veilige omgeving van onze databaseleverancier en databaseverwerker Tangram BV. In het kader van de AVG is een verwerkersovereenkomst afgesloten met deze partij. Wij hebben toegang via een unieke en persoonlijke inlog code, die regelmatig wijzigt. Daarnaast werken wij samen met onze automatiseringsleverancier Aragorn BV, een professionele in Nederland gevestigde IT organisatie, die data opslaat op verspreide servers in Nederland .

Privacy beleid:

Naam van de onderneming is Fixview BV, gevestigd aan de Kerkhofweg 21 in Valkenswaard.

Alleen met uitdrukkelijke toestemming van de persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, kunnen deze gedeeld worden. Het delen ervan is gericht op het doel van onze bedrijf namelijk het koppelen van geschikte kandidaten aan vacatures en tijdelijk projecten. We maken hierbij onderscheid in werving & selectie, detachering en interim management.

Wettelijk verplichte informatie wordt door ons gedeeld met overheidsinstanties zoals de Belastingdienst, UWV en hieraan gelieerde organisaties.

Daarnaast delen we gegevens in het kader van dienstverbanden van medewerkers met verzekeringsmaatschappijen, dit op het gebied van arbeidsongeschiktheids- en ongevallenverzekeringen en eventueel andere relevante verzekeringen.

In het kader van deze wettelijke verplichtingen delen wij ook gegevens met onze accountant en juridische adviseur.

Persoonsgegevens voor de talentenpool worden maximaal 10 jaar bewaard.

Wettelijke gegevens worden bewaard conform de gestelde termijnen in de geldende wetgeving.

Onze toeleveranciers en opdrachtgevers zijn op de hoogte gebracht van onze procedures ten aanzien van de AVG, door middel van publicatie op onze website. Zij mogen alleen de door ons verstrekte persoonsgegevens delen op basis van onze toestemming en uitsluitend voor verdere verwerking in de advies procedures en of wettelijke richtlijnen.

De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben heeft de volgende rechten:

Recht van inzage, wissen en rectificatie van de gegevens.

Het maken van bezwaar tegen de verwerking.

Het meenemen van de persoonsgegevens, zogenaamde dataportabiliteit

Het intrekken van de gegeven toestemming.

Het indienen van klachten bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Datalekken en calamiteiten:

Daar de opslag van de gegevens extern geregeld is, zijn er afspraken gemaakt over zogenaamde datalekken met de leverancier. Ze stellen ons onmiddellijk in kennis van calamiteiten, zodat we direct adequate acties kunnen nemen richten de personen van wie de persoonsgegevens betrokken zijn bij de calamiteit.

Indien zich een calamiteit voordoet treedt het draaiboek in werking:

Uitvoering door onze IT leverancier:

Bepaling van de omvang van de calamiteit. Welke gegevens betreft het en van wie zijn de gegevens.

Opmaken van de definitieve status van de calamiteit.

Beveiligingsmaatregelen om de calamiteit te stoppen en in later stadium te voorkomen.

Uitvoering door Fixview BV:

Het zo spoedig mogelijk informeren van de personen, die getroffen zijn door de calamiteit op basis van de status en de ernst van de calamiteit. Dit proces wordt digitaal uitgevoerd en wordt voorafgegaan door een algemene publicatie op de website van Fixview BV.